Бізнес, як і життя – поняття багатогранне, але якщо в житті ми деколи не в змозі щось змінити, то бізнес цілком і повністю в наших руках. Хочете дізнатися, як поліпшити якість і ефективність роботи вашої компанії, тоді ви за адресою, а якщо бути більш конкретною, то ця стаття присвячена моделюванню бізнес-процесів.
Що це і для чого потрібно?
Моделювання бізнес-процесів – це спосіб зробити роботу вашої організації ще ефективніше. Через різні елементи, такі як матеріали, дані, події або дії, ви отримуєте опис процесу. Сенс в тому, щоб розглянути процес від початку і до кінця в рамках вашої компанії, для того щоб проаналізувати взаємозв'язок всіх елементів. Якщо взагалі заморочити голову, то моделювання може включати в себе і зовнішні системи по відношенню організації. Таким чином, ви отримуєте схему роботи і ефективності бізнесу. Також моделювання відрізняється для великих і маленьких організацій, на рахунок різниці кількості крос-функціональних зв'язків. Для цього моделі створюють за різними рівнями управління і аспектами. Велику допомогу в застосуванні моделювання надають комп'ютерні засоби та програмні забезпечення. З їх допомогою ви можете легко управляти моделями, бачити зміни і швидко аналізувати.
Припустимо, все вищесказане – правда, але, власне, чому ви повинні це прочитати, а потім вдатися до цієї ідеї? Напевно, тому що головною метою моделювання бізнес-процесів є поліпшення роботи. Але не менш важливо також:
- Опис самого процесу. Погляд не зсередини, а зовні дозволяє тверезо оцінити ситуацію, помітити промахи і прийняти дії до поліпшення ефективності.
- Схематизація процесів. Моделювання ставить рамки на виконання процесів, тобто задає правила. Простеживши цю схему, ви можете поступово слідувати їй і домагатися бажаної продуктивності.
- Взаємозв'язок процесів. Це встановлений чіткий зв'язок між вимогами і процесами, які вони повинні виконувати.
Етапи моделювання
У будь-якого процесу є свої етапи або стадії, в нашому випадку, моделювання бізнес-процесів має кілька послідовних етапів, які охоплюють проектну роботу і впровадження моделей процесів. Отже, моделювання бізнес-процесів складається з таких етапів:
- Визначення процесів і моделі в їх поточному стані («як є»). Щоб впровадити будь-які зміни, необхідно розуміти, як робота протікає в цей час. Для того щоб побачити поточний стан, доведеться зібрати таку інформацію: кордони процесу, ключові елементи, дані про роботу процесу. У результаті, перед вами постане модель в стані «як є».
- Перегляд моделі «як є» і її аналіз. Для того щоб встановити необхідність зміни процесів, важливо визначити: обмеження, зв'язок і дії в процесі. Тільки після цього модель «як є» сформована остаточно.
- Робота над моделлю «як повинно бути». Після аналізу моделі «як є», вступає в гру етап, мета якого створити модель «як повинно бути» з урахуванням всіх поліпшень. На цій стадії ви формуєте ту модель, яку ви хочете бачити в майбутньому.
- Тестування та апробація моделі «як повинно бути». На цьому етапі модель впроваджують в діяльність організації. При необхідності в модель вносять коригувальні зміни.
- Удосконалення моделі «як повинно бути». Якщо ви думаєте, що на цьому етапі все закінчується, то ви глибоко помиляєтеся! Адже саме на цьому етапі і починається справжня робота. Процеси необхідно регулярно переглядати та удосконалювати. Це постійна і копітка робота, але результат того вартий.
Види моделювання бізнес-процесів
Перш ніж вибирати вид моделювання, вам потрібно зрозуміти яку спрямованість потрібно змінити. Якщо враховувати абсолютно всі фактори, які будуть впливати на модель, то вона вийде дуже складною, над нею доведеться довго працювати і аналізувати навіть непотрібні елементи. Щоб не виконувати зайву роботу, існують різні види моделювання бізнес процесів, найбільш затребувані серед них:
- Функціональне моделювання. Мета – це опис взаємопов'язаних процесів і структурованих функції. У такій моделі є можливість не враховувати тимчасову послідовність функцій.
- Об'єктне моделювання. Мета – опис набору виробничих одиниць процесу. Об'єкт – це предмет, який протягом процесів проходить перетворення.
- Імітаційне моделювання. Мета – аналіз розподілу ресурсів і динамічних характеристик, за допомогою моделювання поведінки процесів в різних внутрішніх або зовнішніх умовах.
Поділ моделювання бізнес-процесів на види лише спрощення, яке не означає, що не можна застосовувати відразу кілька видів. Але з іншого боку таке спрощення дає можливість працювати і акцентувати увагу на певних характеристиках процесу.
Принципи або нотації
Існує ряд принципів або нотацій, які дозволяють побудувати об'єктивні моделі процесів. Беручи до уваги ці нотації, у вас є можливість описати параметри процесів так, щоб усередині однієї моделі компоненти були пов'язані, а всередині різних незалежні один від одного. Отже, основні принципи моделювання бізнес-процесів:
- Принцип документування – всі елементи повинні бути зафіксовані в моделі. Дуже важливо використовувати неповторювані позначення для різних елементів процесу. Від виду моделювання і методів залежить фіксація елементів в моделі.
- Принцип декомпозиції – всі складові елементи необхідно деталізувати. Кожен процес має бути представлений набором збудованих ієрархічно елементів.
- Принцип несуперечності – всі елементи моделі мають не суперечити один одному і мати однозначне визначення.
- Принцип сфокусованності – для кожної моделі є свої аспекти, на які варто загострити увагу. Тому від усіх непотрібних елементів ми абстрагуємося або просто відкидаємо їх в сторону.
- Принцип повноти і достатності - головний критерій, який варто розглядати в тому випадку, якщо є ідея включити в модель новий елемент. Перш ніж це робити, не зайвим було б оцінити вплив цього нового елемента на процес. Щоб не ускладнювати модель бізнес-процесу, не варто включати непотрібні елементи.
Методи моделювання
Існує безліч методів моделювання бізнес-процесів, які можуть містити і текстові, і графічні засоби, за допомогою яких можна побачити основні компоненти процесу, а також визначити параметри і зв'язок елементів. А тепер наша добірка найбільш використовуваних методів моделювання бізнес-процесів:
- Integrated Definition for Function Modeling (IDEF) – включає в себе набір методів для опису різних параметрів процесу. Набір IDEF: IDEF0, IDEF1, IDEF1X, IDEF2, IDEF3, IDEF4, IDEF5. Усі ці методи грунтуються на методології Structured Analysis and Design Technique (SADT). Найбільш використовувані методи – це IDEF0 і IDEF3. Їх опис ви знайдете нижче.
- IDEF0 – створює модель функцій процесу. На діаграмі IDEF0 ви знайдете інформацію, що стосується дій, що управляють і пристрої, які пов'язані з основними функціями, входу, виходу і основних функцій процесу.
- IDEF3 - створює модель поведінки процесу. Також поділяється на два методи, один з них створює опис потоку робіт, а другий представляє стан переходу об'єктів.
- Flow Chart Diagram (діаграма потоку робіт) – цей метод спеціальними символами графічно зображує дані, обладнання та операції процесу. Великий плюс цього методу – гнучкість. Мета методу – показати логічну послідовність дій процесу.
- Data Flow Diagram (діаграма потоку даних) – відображає передачу даних від однієї операції до іншої. Мета DFD – показати, як кожен процес перетворює вхідні дані у вихідні. Також описує процес взаємозв'язку між операціями, за рахунок інформації. DFD дозволяє розбити процес на логічні рівні і виділити у них підрівні.
- Role Activity Diagram (діаграма ролей) – моделює групи ролей і їх взаємодію, окремі ролі, а також представляє абстрактний елемент і виконує організаційну функцію. Діаграма ролей показує їх взаємодія.
- Unified Modeling Language (UML) – це 9 різних діаграм, які моделюють статичні або динамічні параметри процесів.
- Architecture of Integrated Information Systems (ARIS) – це діаграми, в яких є інформація про об'єкти, функції, події, документи, а також встановлені зв'язки певних видів.
Бізнес – багатогранне поняття, яке вимагає постійної роботи для вдосконалення, це схоже на те, як ювелір працює над гранями алмазу, щоб він перетворився в дивовижний діамант. Вдатися до моделювання бізнес процесів чи ні – справа тільки ваша, але діамант куди більш приємно виблискує на сонці.
