Бизнес, как и жизнь – понятие многогранное, но если в жизни нам порой не подвластно что-то изменить, то бизнес целиком и полностью в наших руках. Хотите узнать, как улучшить качество и эффективность работы вашей компании, тогда вы по адресу, а если быть более конкретной, то эта статья посвящена моделированию бизнес-процессов.
Что это и для чего нужно?
Моделирование бизнес-процессов – это способ сделать работу вашей организации еще эффективней. Через различные элементы, такие как материалы, данные, события или действия, вы получаете описание присущее процессу. Смысл в том, чтобы рассмотреть процесс от начала и до конца в рамках вашей компании, для того чтобы проанализировать взаимосвязь всех элементов. Если вообще заморочить голову, то моделирование может включать в себя и внешние системы по отношению организации. Таким образом, вы получаете схему работы и эффективности бизнеса. Также моделирование отличается для больших и маленьких организаций, в виду разницы количества кросс-функциональных связей. Для этого модели создают по разным уровням управления и аспектам. Большую помощь в применении моделирования оказывают компьютерные средства и программные обеспечения. С их помощью вы можете легко управлять моделями, видеть изменения и быстро анализировать.
Допустим, все вышесказанное – правда, но, собственно, почему вы должны это прочитать, а потом прибегнуть к этой идеи? Наверно, потому что главной целью моделирования бизнес-процессов является улучшение работы. Но не менее важно также:
- Описание самого процесса. Взгляд не изнутри, а снаружи позволяет трезво оценить ситуацию, заметить промахи и принять действия к улучшению эффективности.
- Схематизация процессов. Моделирование ставит рамки на выполнения процессов, то есть задает правила. Проследив эту схему, вы можете постепенно следовать ей и добиваться желаемой продуктивности.
- Взаимосвязь процессов. Это установленная четкая связь между требованиями и процессами, которые они должны выполнять.
Этапы моделирования
У любого процесса есть свои этапы или стадии, в нашем случае, моделирование бизнес-процессов имеет несколько последовательных этапов, которые охватывают проектную работу и внедрение моделей процессов. Итак, моделирование бизнес-процессов состоит из таких этапов:
- Определение процессов и модели в их текущем состоянии («как есть»). Чтобы внедрить любые изменения, необходимо понимать, как работа протекает в данное время. Для того чтобы увидеть текущее состояние, придется собрать такую информацию: границы процесса, ключевые элементы, данные о работе процесса. В результате, перед вами предстанет модель в состоянии «как есть».
- Пересмотр модели «как есть» и ее анализ. Для того чтобы установить необходимость изменения процессов, важно определить: ограничения, связь и действия в процессе. Только после этого модель «как есть» сформирована окончательно.
- Работа над моделью «как должно быть». После анализа модели «как есть», вступает в игру стадии, цель которой создать модель «как должно быть» с учетом всех улучшений. На этой стадии вы формируете ту модель, которую вы хотите видеть в будущем.
- Тестирование и апробация модели «как должно быть». На этом этапе модель внедряют в деятельность организации. При необходимости в модель вносят корректирующие изменения.
- Усовершенствование модели «как должно быть». Если вы думаете, что на этом этапе все заканчивается, то вы глубоко ошибаетесь! Ведь именно на этом этапе и начинается настоящая работа. Процессы необходимо регулярно пересматривать и усовершенствовать. Это постоянная и кропотливая работа, но результат того стоит.
Виды моделирования бизнес-процессов
Прежде чем выбирать вид моделирования, вам нужно понять какую направленность нужно изменить. Если учитывать абсолютно все факторы, которые будут влиять на модель, то она получится очень сложной, над ней придется долго работать и анализировать даже ненужные элементы. Чтобы не выполнять лишнюю работу, существуют разные виды моделирования бизнес процессов, самые востребованные среди них:
- Функциональное моделирование. Цель – это описание взаимосвязанных процессов и структурированных функции. В такой модели есть возможность не учитывать временную последовательность функций.
- Объектное моделирование. Цель – описание набора производственных единиц процесса. Объект – это предмет, который на протяжении процессов проходит преобразование.
- Имитационное моделирование. Цель – анализ распределения ресурсов и динамических характеристик, с помощью моделирования поведения процессов в разных внутренних или внешних условиях.
Разделение моделирования бизнес-процессов на виды всего лишь упрощение, которое не значит, что нельзя применять сразу несколько видов. Но с другой стороны такое упрощение дает возможность работать и акцентировать внимание на определенных характеристиках процесса.
Принципы или нотации
Существует ряд принципов или нотаций, которые позволяют построить объективные модели процессов. Принимая во внимание эти нотации, у вас есть возможность описать параметры процессов так, чтобы внутри одной модели компоненты были связаны, а внутри различных независимы друг от друга. Итак, основные принципы моделирования бизнес-процессов:
- Принцип документирования – все элементы должны быть зафиксированы в модели. Очень важно использовать неповторяющиеся обозначения для различных элементов процесса. От вида моделирования и методов зависит фиксация элементов в модели.
- Принцип декомпозиции – все составляющие элементы необходимо детализировать. Каждый процесс должен быть представлен набором выстроенных иерархически элементов.
- Принцип непротиворечивости – все элементы модели должны не противоречить друг другу и иметь однозначное определение.
- Принцип сфокусированности – для каждой модели существуют свои аспекты, на которые стоит заострить внимание. Поэтому от всех ненужных элементов мы абстрагируемся или просто отбрасываем их в сторону.
- Принцип полноты и достаточности – главный критерий, который стоит рассматривать в том случае, если есть идея включить в модель новый элемент. Прежде чем это делать, не лишним было бы оценить влияние этого нового элемента на процесс. Чтобы не усложнять модель бизнес-процесса, не стоит включать ненужные элементы.
Методы моделирования
Существует множество методов моделирования бизнес-процессов, которые могут содержать и текстовые, и графические средства, с помощью которых можно увидеть основные компоненты процесса, а также определить параметры и связи элементов. А теперь наша подборка наиболее часто использованных методов моделирования бизнес-процессов:
- Integrated Definition for Function Modeling (IDEF) – включает в себя набор методов для описания различных параметров процесса. Набор IDEF: IDEF0, IDEF1, IDEF1X , IDEF2, IDEF3, IDEF4, IDEF5. Все эти методы основываются на методологии Structured Analysis and Design Technique (SADT). Наиболее используемые методы – это IDEF0 и IDEF3. Их описание вы найдете ниже.
- IDEF0 – создает модель функций процесса. На диаграмме IDEF0 вы найдете информацию, касающуюся управляющих воздействий и устройства, которые связаны с основными функциями, входа, выхода и основных функций процесса.
- IDEF3 – создает модель поведения процесса. Также делиться на два метода, один из них создает описание потока работ, а второй представляет состояние перехода объектов.
- Flow Chart Diagram (диаграмма потока работ) – этот метод специальными символами графически изображает данные, оборудование и операции процесса. Большой плюс этого метода – гибкость. Цель метода – показать логическую последовательность действий процесса.
- Data Flow Diagram (диаграмма потока данных) – отображает передачу данных от одной операции к другой. Цель DFD – показать, как каждый процесс превращает входные данные в выходные. Также описывает процесс взаимосвязи между операциями, за счет информации. DFD позволяет разбить процесс на логические уровни и выделить у этих них подпроцессы.
- Role Activity Diagram (диаграмма ролей) – моделирует группы ролей и их взаимодействие, отдельные роли, а также представляет абстрактный элемент и выполняет организационную функцию. Диаграмма ролей показывает их взаимодействие.
- Unified Modeling Language (UML) – это 9 разных диаграмм, которые моделируют статические или динамические параметры процессов.
- Architecture of Integrated Information Systems (ARIS) – представляет диаграммы, в которых есть информация про объекты, функции, события, документы, а также установленные связи определенных видов.
Бизнес – многогранное понятие, которое требует постоянной работы для усовершенствования, это похоже на то, как ювелир работает над гранями алмаза, чтобы он превратился в удивительный бриллиант. Прибегнуть к моделированию бизнес процессов или нет – дело ваше, но бриллиант куда более приятно блестит на солнце.
